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报账员基础知识——原始凭证
栏目:报账指南 作者:hbddcwc  来源:http://118.244.135.56:8181/   时间:2015-07-04 17:51:42 点击:

 

一、原始凭证的概念

(一)原始凭证的定义:原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的书面证明,是进行会计核算工作的原始资料和重要依据,是会计资料中最具法律效力的一种文件。任何单位对所发生的各项经济业务都必须按照规定的程序和要求及时取得原始凭证。

(二)原始凭证的作用:原始凭证的主要作用是监督控制经济活动、提供记账依据和明确经济责任。它从会计的最基础环节反映每一项经济业务的性质,对资金运动的影响状况、发生的日期、经办人员、以及对此经济业务负有处理责任的会计人员等全面的情况。

(三)原始凭证的内容:一张完整的原始凭证应包括七个方面的内容,即原始凭证的内容及编号,填制原始凭证的日期,填制原始凭证的单位签章,经办人员的签字,接受原始凭证的单位名称,经济业务内容,数量、单价和金额。

(四)原始凭证的分类:原始凭证按照取得来源的不同可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是由学校同外部单位发生经济业务往来时,从外部单位所取得的凭证;自制原始凭证是由学校内部经办经济业务的单位或个人,在办理经济业务时所填制的凭证。

学校二级单位依经济业务不同使用不同的原始凭证,主要有以下几类:

1.收入凭证。学校的各项非税收入(学费住宿费、各类考试报名费、培训费等)都必须开具《湖北省非税收入专用票据》(学校收费),票据加盖收款单位财务专用章,经办人签字或盖章;学校的各项服务收费收入都必须到财务处开具《湖北省非税收入票据》(行政事业单位资产收益专用)或《湖北省地方税务局通用网络发票》,票据加盖收款单位发票专用章,经办人签字或盖章。收入资金要及时缴存财务处指定的银行存款户。

凡不构成学校收入的,仅反映校内或行政事业单位之间资金往来的,须开具《湖北省行政事业单位资金往来结算票据》。

2.支出凭证。直接用以报销经费的购物发票、服务发票、建筑安装发票、差旅费报销单等。它是各单位核算实际支出数的依据,根据其内容又可分为外来支出凭证和自制支出凭证。

从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的发票(财务)专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签字或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签字或盖章。

从外单位取得的原始凭证如有遗失,应取得开出单位盖有发票(财务)专用章的证明,并注明原来原始凭证的号码、金额、内容等。由经办单位负责人审批,代做原始凭证。

教职工因公借款等,借款人应统一使用财务处印制的《借款凭证》,写明用途,并由借款人、领款人签字,单位负责人审批签字。收回借款,退还借款凭证。

3.银行结算凭证。银行结算凭证是收、付款双方及银行办理转账结算的书面凭证。银行结算凭证包括向银行缴存现金的缴款单、进账单、现金支票、转账支票、信汇委托书和电汇委托书等。银行结算凭证由银行统一印制,学校向银行购用,按银行规定填制使用。

4.资产收付凭证。资产收付凭证是指固定资产、材料等验收入库的书面证明。固定资产、材料的调入调出、增加减少应填制固定资产增加或减少凭单;大宗物品的购进必须按材料进行管理,应填制“入库单”,办理入库手续,发出材料,应填制“出库单”,办理出库手续。

二、原始凭证的填制

(一)记录要真实。原始凭证所反映的经济业务内容和数字必须真实可靠,符合实际情况。

(二)填写要齐全。原始凭证的各项内容必须详尽填写齐全,不得遗漏。凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有证明人(或者验收人)的签字。支付款项的原始凭证,对单位的必须有收款单位财务专用章和收款人的签章,对个人的必须有个人的签字和手印。发放劳务费等有代领人代领的必须签代领人的姓名,不能签收款人的姓名。

一式几联的原始凭证,各联的用途唯一,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。

经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件属保密内容需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

(三)手续要完备。原始凭证应该履行的手续必须完备,有关人员签章要齐全,以明确经济责任。单位自制原始凭证必须有经办单位、经办单位负责人或其他指定的人员签字盖章;对外开出的原始凭证必须加盖单位的发票专用章或财务专用章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的发票专用章或财务专用章。

(四)书写要规范。原始凭证的书写要用黑色墨水笔或签署笔,不得涂改、刮擦、挖补。发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或更正,更正处应当加盖开出单位的发票专用章、财务专用章。原始凭证金额有错误的,应当由开出单位重开,不得在原始凭证上更正。填制原始凭证,字迹必须清晰、工整,并符合下列要求:

1.阿拉伯金额数字(以下简称“数字”)应当一个一个地写,不得连笔写。数字前面应当书写货币币种符号(人民币符号¥)或货币名称简写。凡数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。

2.所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分;无角分的,角位和分位可写“00”,或符号“——”;有角无分的,分位应当写“0”,不得用符号“——”代替。

3.汉字大写数字,如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。大写数字到元或角为止的,在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字;大写数字有分的,分字后面不写“整”或“正”字。

4.汉字大写数字前无货币简称的,应当加填货币简称,货币简称与数字之间不得留有空白。

5.数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字;数字中间连续有几个“0”时,汉字大写数字中可以只写一个“零”字;数字元位是“0”,或数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时,汉字大写数字可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。

(五)填制要及时。各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时送交财务处有关会计人员进行审核,做到不积压、不误时。

三、原始凭证的粘贴

(一)原始凭证粘贴的规则

以粘贴单左上角为基点开始粘贴,票据正面朝上,从左至右,从上至下,鱼鳞状、均匀地排列,齐线齐边,超大剪折。具体操作时,只需粘牢原始凭证的左侧部分,不用将背面全部贴实,同时要将褶皱的凭证摊开、压平,对破损的凭证还要进行修补。

(二)原始凭证粘贴的要求

1.原始凭证进行粘贴时,必须使用财务处统一印制的《原始单据粘贴单》、《费用报销单》等。

2.原始凭证要按照末级会计科目(如办公费、差旅费等)进行分类整理,同一事项、同一类末级会计科目的原始凭证应粘贴在一起。

3.粘贴原始凭证,应使用液体胶水或浆糊进行粘贴,以保证凭证的粘贴效果,做到牢固、整齐、美观。

4.同类原始凭证如果数量较多,大小不一,应按票据规格的大小进行分类,同一粘贴单上所粘贴的票据尽量保持大小一致,且粘贴的票据不宜过多。

5.凡需列入差旅费科目报销的原始凭证,均应使用《差旅费报销单》。粘贴时应先将票据粘贴在粘贴单上,然后将旅差费报销单粘贴在票据和粘贴单的上方。

6.在粘贴单上粘贴票据时,原始票据应保持原样粘贴,对个别规格参差不齐的票据,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始票据内容的完整性。

7.原始凭证粘贴完毕后,须将票据粘贴单上粘贴票据的张数、大小写合计金额、日期、经办人、证明人(或验收人)和审批人的签字等内容填列完整,做到书写清楚,计算正确。粘贴好的凭证,应及时用重物压平,以防折皱、膨松,影响凭证装订和保管。

8.对于粘贴在票据粘贴单上的票据,单位负责人签字原则上一票一签,但对于规格较小的定额票据,可以在票据张数和大小写金额填写完整、正确后,由单位负责人在汇总粘贴单上签字审批。

四、原始凭证的审核

(一)原始凭证的审核从六个方面进行,主要是审核原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性和及时性。

1.真实性是指凭证记录的经济业务是否符合实际情况,有无伪造、虚开现象。

2.合法性是指发生的经济业务是否符合有关法律、法规、政策、财务制度,有无违反财经纪律和预算(资金渠道)的行为。

3.合理性是指原始凭证所反映的经济业务是否在本单位业务范围以内,是否为正常情况下所应当发生的,是否符合审批权限和手续,凭证上的金额是否正常,是否属合理支出,是否具有经济效益。

4.完整性是指原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本内容,凭证的报销手续是否完备,事由是否清楚且与实际相符,经办人、证明人(或验收人)签字和负责人审批是否符合要求,购买实物的原始凭证是否附有验收证明,应该登记固定资产的是否有相应的固定资产入库手续,大额装修、维修工程费支出是否附有相关文件及决算表,购买政府采购范围内的物品是否有政府采购审批手续等。

5.正确性是指凭证中有关数字的计算是否准确无误。数字是否清楚、正确,金额大小写是否相符,附件是否齐全。

6.及时性是指原始凭证填制、传递是否及时,是否按规定的时间办理报账业务,有无提前或拖后现象等。